○三川町文書管理規程
平成20年4月1日
訓令第1号
三川町文書管理規程(昭和57年訓令第3号)の全部を改正する。
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、事務処理の標準化と合理化を図ることを目的とし、文書事務の取扱いについては、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
(1) 課等 三川町課制条例(昭和30年条例第5号)に規定する課・室等をいう。
(2) 文書 職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フイルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(3) 電子文書 電磁的記録のうち、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(4) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される電子文書をいう。
(5) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
イ 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
ロ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(文書取扱いの原則)
第3条 文書は正確、迅速、丁寧に取扱い、事務が円滑適正に行われるように処理しなければならない。
(課等の長の責務)
第4条 課等の長は、常にその課等における文書事務の取扱いが、文書取扱いの原則に従って行われるよう努めなければならない。
2 総務課長は、各課等の文書事務の取扱い状況に関して、随時調査し、文書事務が適正円滑に処理されるよう指導しなければならない。
(文書取扱の責任区分)
第5条 文書取扱いの責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次に掲げるとおりとする。
(1) 受領、配付、発送 総務課
(2) 受付、起案、合議、決裁、浄書、照合、整理、保管及び引き継ぎ 主管の課等
(文書取扱者)
第6条 各課等に1人以上の文書取扱者を置くものとする。
2 前項の文書取扱者は、各課等の長が職員のうちから指名し、総務課長に通知するものとする。
3 文書取扱者は、上司の命を受けて、その課における次に掲げる事項を処理しなければならない。
(1) 文書の収受、決裁及び合議文書の整理に関すること。(担当者が直接送達を受けた電子文書の収受及び直接発送する電子文書の発送を除く。)
(2) 文書の保管及び引継ぎに関すること。
(3) 総合行政ネットワーク文書の受信、送信及び電子署名に関すること。
(4) 前3号に掲げるもののほか、文書処理に関し必要なこと。
(職員以外の者の文書の閲覧)
第7条 文書は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)、三川町情報公開条例(平成11年条例第10号)その他法令に定めるものを除くほか、職員以外の者に謄写若しくは閲覧をさせ、又はその写しを与えてはならない。ただし、町長の許可を得たときは、この限りでない。
(文書の庁外持ち出し)
第8条 文書は、本庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管する課等の長(以下「主管課等の長」という。)の許可を受けたときは、この限りでない。
(記号と番号)
第10条 発送する文書には、三川町の「三」の次に主管の課等(以下「主管課等」という。)名の頭文字1字の記号をつけ、課等別に発送番号を記入しなければならない。ただし、町内発送文書には「三」の記号を省略し、軽易な文書にあっては記号番号を省略することができる。
2 文書の収発番号は、毎年4月1日に始まり3月31日に終る一連番号とする。
3 同一事件の照復には、完結に至るまで同一の番号を用い、その回数にしたがい原号の下に「の2、の3」等の支号をつけなければならない。
4 令達文書は、総務課において暦年による順位番号を付し、公示令達簿(第1号様式)に、それぞれ種別ごとに記載しなければならない。
第2章 文書の収受及び配布
(総務課における文書の受領及び配付)
第11条 到着した文書(小荷物を含む。以下同じ。)は、主管課等に直接到着したものを除き、総務課において受領し、配付先の明らかなものは開封せず主管課等に配付し、明らかでないものは開封して閲覧し、封筒を添えて主務課に配付する。
(1) 金券及び有価証券(現金を含む。以下同じ。)が添付されている場合は、封筒の余白に金券の種別、金額等を記載し、特殊文書配付簿(第2号様式)に必要事項を記載する。ただし、戸籍法(昭和22年法律第224号)及び住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)に基づく交付請求に係るものは、処理の一部を省略することができる。
(2) 添付物の表示があって添付物が欠けている場合は、封筒の余白にその旨を記載する。
(3) 不服申立て、訴訟その他収受の日時が権利の得喪に関する文書については、封筒の余白に収受日付印(第3号様式)を押し、到達した時間を明記する。
3 2以上の課に関係のある文書は、総務課において、最も関係の深いと認める課等に配付する。
4 主管の明らかでない文書は、総務課において町長から当該文書の主管となるべき課等の決定を受け、当該主管課等に配付するものとする。
5 総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、直ちに三川町コンピュータ・ネットワークで運用される電子メールにより主管課等の文書取扱者に配付しなければならない。
(主管課等における文書の収受及び配付)
第12条 文書取扱者は、総務課から配付を受けた文書及び主管課等に直接到着した文書をすべて開封して閲覧し、収受日付印を押し、文書収受簿(第4号様式)に登録し、当該文書に文書記号等を記載し、主管課長に配付しなければならない。ただし、軽易な文書は、文書収受簿への記載を省略することができる。
2 当該文書の事案の処理について、処理期限のあるものにあっては当該処理期限を、処理期限を定める必要のあるものにあっては主管係長と協議して定めた処理期限を当該文書に記載するものとする。
3 不服申立て、訴訟その他収受の日時が権利の得喪に関する文書については、文書取扱者は、前項による手続のほか、到達の日時を明記し、認印しなければならない。
(電子文書の収受等)
第13条 電子文書は、電気通信回線を利用して収受することができる。ただし、当該電子文書が町に対する申請、届出等に係るもので、かつ、当該行為を行った者の作成に係るものであること又は内容の改変が行われていないことの確認を要するものである場合は、事前に総務課長の承認を得なければならない。
2 電子文書を受信したときは、主管課等においてその内容を速やかに用紙に出力するものとする。
(総合行政ネットワーク文書の収受)
第14条 主管課等において総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、当該主管課等の文書取扱者が次により処理する。
(1) 受信した総合行政ネットワーク文書に係る電子署名について、検証を行うとともに、当該文書を用紙に出力したものに朱書きで「電子署名検証済」と記入し、認め印を押印しなければならない。
(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信する。
(3) 前号の規定により受領通知を送信した当該文書は、速やかにその内容を用紙に出力する。
(勤務時間外に到着した文書の収受)
第15条 勤務時間外に到着した文書の収受については、総務課長の指定する者において受領し、総務課に引き継がなければならない。
(収受すべきでない文書)
第16条 本庁に到着した文書で収受すべきでないものについては、総務課において返送その他必要な処置をとらなければならない。
(郵便料金等の不足又は未納の文書)
第17条 郵便料金等の不足、未納又は着払いで到着した文書は、官公署から発送されたもの又は総務課長が必要と認めたものに限り、その不足又は未納の料金を支払い、これを受領することができる。
(主管に属しない文書)
第18条 文書取扱者は、配付を受けた文書又は主管課等に直接到着した文書で当該課等の主管でないと思われるものは、速やかにその旨を当該文書に付せんをし、主管課等が明らかな場合は当該課等に転送し、明らかでない場合は総務課に返付しなければならない。
(電話等による聴取)
第19条 各課等において電話又は口頭で受理した事案のうち重要なものは、聞取書(第5号様式)に記載して取り扱わなければならない。
第3章 文書の処理
(文書処理の原則)
第20条 文書の処理は、すべて主管課等の長が中心となり、たえず文書の迅速な処理に留意して、事案が完結するまで、その経過を明かにしておかなければならない。
(課等における文書処理)
第21条 課等の文書取扱者は、配付文書を閲覧し、三川町事務代決及び専決に関する規程(昭和59年訓令第4号)の定めるところにより決裁区分を明らかにし、ただちに主管課等の長に回付しなければならない。
(文書の供覧)
第22条 主管課等の長は、文書を査閲し、次の各号の1に該当する文書については、すみやかに上司に供覧して、その指示を受けなければならない。
(1) 重要文書で処理について直接上司の指示又は承認を受ける必要があるもの
(2) 国又は県からの訓令、通達等で重要と認められるもの
(3) 事務の性質により、その処理が長期の日時を要すると認められるもの
(配付を受けた文書の処理)
第23条 主管課等の長は、第12条第1項の規定により配付を受けた文書を閲覧し、自ら処理するもののほか、その処理方針を示して主務係長に配付し、速やかに処理させなければならない。
2 主管課等の長は、前項の規定にかかわらず、閲覧した文書のうち重要なものは、主管係長に配付する前に町長の閲覧及び指示を受けなければならない。
3 主管係長は、第1項の規定により文書の配付を受けたときは、これを閲覧し、自ら処理するもののほか、主管課等の長の指示した処理方針を示して事務担当者に配付しなければならない。
4 事務担当者は、主管係長の指示により速やかに事案を処理し、当該係長に報告しなければならない。この場合において、重要又は異例なものについては、上司の指示又は関係課長等の意見等を求めた後に処理しなければならない。
5 主管係長から提出を受けた主管課等の長は、査閲の上、三川町事務代決及び専決に関する規程の定めるところにより処理しなければならない。
(証明・閲覧等の処理)
第24条 証明・閲覧・照会・謄抄本等の交付申請は、すべて謄抄本・証明・閲覧交付簿をもって処理しなければならない。
2 各種の証明書には、第10条第1項の規定に準じて記号及び番号をつけなければならない。
(起案)
第25条 すべての事案の処理は文書による。ただし、町長の決裁を受けるべき事案で、特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ町長の処理方針を確かめたのち、起案しなければならない。
3 施行期日が予定されるものは、決裁を受ける余裕をおいて立案し、必要な審議の機会を失わないよう努めなければならない。
4 起案による発信文書は、原則として控をとらないものとする。ただし、重要文書でその必要があるものは、この限りでない。
(起案書の記入要領)
第26条 起案書には、起案者を明らかにするため、課・係名等、職及び氏名を記入して押印するとともに、起案の年月日を記入しなければならない。
2 決裁欄は、三川町事務代決及び専決に関する規程に定める決裁区分を明示すること。
3 件名は、起案の内容が簡潔に分かるように記入し、必要に応じてその末尾に起案文の性質を表す語句を括弧書きで加えること。
4 起案書の伺い欄は、結論部分を先に記載する形式のため、伺い欄の下に必要に応じて起案の要旨等を簡明に記述し、関係法令その他参考となる事項を付記すること。
5 起案者は、文書の形式及び内容のほか、次に掲げる事項について検討し、起案内容の適正化を図らなければならない。
(1) 文書の書式がその内容に応じたものであること。
(2) 常用漢字表その他公用文作成要領に基づき、表現上の誤りがないこと。
(3) 起案者の意図が文書に正確に表現できていること。
(4) 法令解釈に誤りがないこと。
(5) 実施方法が適切であること。
(起案書への表示)
第27条 起案者は、起案文書に保存種別及び文書分類番号を記入して、その表示をしなければならない。
(関係書類の添付)
第28条 起案文書には、必要に応じ起案の理由、経費の支払方法、引用法令の抜すい及び起案の経過を明らかにする関係書類等を添えなければならない。
(合議)
第29条 2以上の課・室に関連する文書は、関係の多い課等において起案し、直接関係のある課等の長に合議しなければならない。
2 文書の合議を受けたときは、ただちに事案を検討し、異議あるときは、主管課等の長に協議し、協議がととのわないときは、上司の指示を受けなければならない。
3 起案文書で次に掲げるものは、総務課長の合議を受けなければならない。
(1) 条例、規則、訓令、庁達、告示等の令達文書
(2) 普通文書のうち、国又は県に対する請願及び陳情
(起案文書の持廻り)
第30条 臨時急施を要する文書、機密その他重要な文書で、持廻りで決裁を受けるときは、内容を説明し得る職員があたらなければならない。
(決裁年月日)
第31条 決裁済みの起案文書(以下「原議書」という。)には、主管課等において決裁年月日を記入しなければならない。
(町議会提出議案)
第32条 町議会に提出する議案及び参考資料は、各課等において作成し、総務課長へ回付しなければならない。
2 総務課長は、前項により送付を受けたときは、町長の決裁を経て提案の手続きをしなければならない。
3 議案番号は、議案番号簿(第8号様式)により、暦年による一連番号とする。
(処理状況の明確化)
第33条 文書取扱者は、つねに文書を未決、既決に整理し、その所在を明らかにしておかなければならない。
(未処理文書の調査)
第34条 各課等の長は、文書収受簿及び文書発送簿を調査し、未処理の文書があるときは、その処理を促進させるよう努めなければならない。
第4章 文書の施行
(文書の発信者名)
第35条 発信文書は、町長名を用いなければならない。ただし、次の各号に掲げる場合においては、それぞれに定める発信者名を用いることができる。
(1) 軽易な事件にあっては課長名等
(2) 庁内文書にあっては職名若しくは課・係名等を用い、氏名等は省略することができる。
(浄書及び照合)
第36条 原議書の浄書は、主管課等において正確、かつ明瞭に行わなければならない。
2 原議書で浄書した文書(以下「浄書文書」という。)の日付は、原則として当該文書を施行する日とする。
3 浄書文書は、当該原議書と浄書文書が一致しているかを照らし合わせ、浄書による誤りの有無を確認する照合を行わなければならない。
(公印の押印)
第37条 発信文書には、主管課等において三川町公印規程(昭和45年訓令第3号)に定める手続きに従い公印を押印しなければならない。ただし、発送部数の特に多いものについては、同訓令第8条に規定する手続きに従い、公印の押印に代えて公印の印影を印刷し、次に掲げる文書については、公印の押印を省略することができる。
(1) 案内状、礼状、挨拶状等の書簡文書
(2) 町の機関に対して発する往復文書(内容が特に重要なものを除く。)
(3) 他の地方公共団体の機関に対して発する往復文書(内容が軽易なものに限る。)
(4) 前2号の機関以外に対して発する往復文書(内容が軽易なものに限る。)
(5) 前4号に掲げる文書のほか、総務課長が特に公印の押印を省略することが適当と認めた文書
2 前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は、発信文書(書簡文書及び町の機関に発する往復文書を除く。)の発信者名の下に「(公印省略)」と表示するものとする。
3 令達文書、辞令書等の特殊な文書にあっては、施行の確認のため原議書と照合をしたのち公印を押印するものとする。
(電子署名の付与)
第38条 総合行政ネットワーク等電気通信回線を利用して送信する文書に、電子署名の付与を受けようとする者は、当該文書に係る決裁済みの起案文書その他の証拠書類を添えて、総務課長に請求するものとする。
2 前項の規定による請求を受けた総務課長は、電子署名を付与すべき文書について、当該文書に係る決裁済みの起案文書その他の証拠書類と照合審査し、電子署名を付与するものとする。
3 前2項に定めるもののほか、電子署名の付与に関し必要な事項は、別に定める。
(発送)
第39条 発送文書は、すべて上司の決裁を経たのち、主管課等において発送しなければならない。
2 発送文書は、ただちに郵送、電送、使達に区分し、文書発送簿にそれぞれ所要事項を記載し、発送しなければならない。
(対外文書の発送手続き)
第40条 対外文書を発送するときは、原議書の発送表示に記入してある区分により送付しなければならない。
2 郵送によるものは、所定の封筒を使用し、特殊な取扱いを受けるものは、封書表面に、書留、親展等の別を明らかにしなければならない。
3 郵便切手、はがき又は現金を使用して発送する場合は、郵便切手受払簿(第9号様式)に記入しなければならない。
4 町内発送の文書で、重要と認められるものは、送達簿(第10号様式)に所要事項を記入し、送達の際、送付先から受領印を受けなければならない。
(総合行政ネットワーク文書の送信)
第42条 総合行政ネットワークの文書交換システムによる文書送信は、主管課等の文書取扱者が行うものとする。
(電話による施行)
第43条 決裁文書を電話で施行するときは、施行後、主管課等において当該決裁文書に施行年月日を記載しなければならない。
(庁内文書の配付手続き)
第44条 庁内文書の発送・配布は、特に機密を要し、又は散逸のおそれあるもののほか、封筒は使用しないものとする。
第45条 原議書には、次の各号により施行又は発送の日を記入しなければならない。
(1) 令達文書にあっては、公示令達簿に登載された日
(2) 議会に提出する議案は、議案番号簿に登載した日
(3) 前2号以外のものにあっては、その事務を処理し、又は発送した日
第5章 文書の編さん保存
(公文書目録)
第46条 完結文書は、すべて別に定める公文書目録により編さん保存しなければならない。
2 公文書目録は、機構、制度の改廃等に基づくもののほか、変更しないものとする。
3 前項により、公文書目録に新たに追加し、又は削除するときは、総務課長に合議しなければならない。
(編さん基準)
第47条 完結文書を簿冊に編綴する場合は、次の各号に基づいて編さんしなければならない。
(1) 簿冊は、起端を下にし、終結を上にして編冊するものとする。
(2) 簿冊には、所定の表紙及び背表紙(第11号様式)を付し、分類番号・保存種別、文書等の名称、年度及び廃棄年度を明示しなければならない。
(3) 簿冊の厚さは、おおむね8センチメートルを限度とし、紙数の多寡により数年を通じ1冊とし、又は1年を分冊して製本することができる。ただし、分冊した場合は「(1)、(2)」等の符号を付するものとする。
(4) 付属図書、写真等で、簿冊に編綴することの困難なものについては、便宜結束し、又は袋等に入れ、所定の表示をするものとする。
(5) 年度を越えて処理した文書は、その事案が完結した年度の分に製本するものとする。
(6) 2以上の文書で保存期限を異にする場合において、その文書が相互に関係があり、同一事件として編さんすることが適当なときは、長期間の保存種別とする。
(文書の保存区分)
第48条 文書の種別及び保存期限は、別に定めがあるものを除き、次のとおりとする。
第1種 永久保存
第2種 10年保存
第3種 5年保存
第4種 1年保存
(文書の保管)
第49条 保存文書は、主管課等が保管するものとし、永久保存文書及び10年保存文書は耐火書庫に、その他の文書は一般書庫にそれぞれ整理整とんし、保管する。
(永久保存文書)
第50条 第1種に属する文書は、おおむね次のとおりとする。
(1) 町条例、規則その他例規に関するもの
(2) 職員の身分、進退、賞罰等に関するもの
(3) 退職手当、退職年金、遺族年金等に関するもの
(4) 町議会の議案、会議録、議決書等に関するもの
(5) 町の沿革及び町史の資料となる重要なもの
(6) 訴訟、許願、和解及び審査請求に関するもの
(7) 国又は県の指令、通達等で将来の参考となる重要なもの
(8) 歳入歳出予算及び決算書並びに事業報告書
(9) 各種統計に関する重要なもの
(10) 町有財産、営造物の取得及び処分並びに町債の借入れ及び償還等に関する重要なもの
(11) 諸契約及び許可等に関する重要なもの
(12) 事業計画及びその実施等に関する重要なもの
(13) 町の行政区域変更に関する重要なもの
(14) 事務引継に関する重要なもの
(15) 各種保険に関する重要なもの
(16) 建設計画及び振興計画に関するもの
(17) 広域行政計画に関するもの
(18) 前各号のほか、永久保存を必要とするもの
(10年保存文書)
第51条 第2種に属する文書は、おおむね次のとおりとする。
(1) 各種の調査、統計、報告、申請、証明等で永久保存の必要がないもの
(2) 人事、給与に関するもので永久保存の必要がないもの
(3) 町議会に関するもので永久保存の必要がないもの
(4) 租税その他各種公課に関するもの
(5) 工事又は物品等に関するもの
(6) 備品の出納保管に関するもの
(7) 決算の認定を終った収支に関する永久保存の必要がないもの
(8) 補助金及び借入金等に関する永久保存の必要がないもの
(9) 陳情、請願等に関するもの
(10) 各種原簿、台帳等で永久保存の必要がないもの
(11) 前各号のほか、10年保存を必要とするもの
(5年保存文書)
第52条 第3種に属する文書は、おおむね次のとおりとする。
(1) 原簿、台帳等に記入済みの書類で、5年を超えて保存の必要がないもの
(2) 照会、回答その他往復文書に関するもの
(3) 文書の収受発送に関するもの
(4) 予算の令達及び執行に関するもの
(5) 消耗品及び材料に関するもの
(6) 職員の職務に関する命令書類
(7) 各種日誌
(8) 前各号のほか、5年保存を必要とするもの
(1年保存)
第53条 第4種に属する文書は、おおむね次のとおりとする。
(1) 職員の勤務に関する願、届書類
(2) 一時の処理に属する往復文書、報告書に関するもの
(3) 官報及び県公報
(4) 前3号のほか、第1種から第3種に属さないもの
(保存年限の起算)
第54条 文書の保存年限の計算は、その完結の日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年によるものは、その完結の日の属する年の翌年1月1日から起算する。
(簿冊等の収蔵)
第55条 課等の文書取扱者は、編綴した簿冊及び文書保存ケースに収納した文書を分類別に一括して、その保存期間中書庫に収蔵しなければならない。
2 各課等において管理する簿冊等を保管する文書容器には、「非常持出し」の表示を朱書し、有事の際に備えなければならない。
(書庫の管理)
第56条 書庫は、主管課等の長が管理するものとし、収蔵関係課等が2以上にわたるときは、責任者を定め、保存文書の保管状況を統制管理し、常に火災予防に注意しなければならない。
(借覧)
第57条 保存文書を借覧しようとするときは、主管課等の長に請求しなければならない。
2 借覧文書は、いかなる理由があっても抜取り、取り換え、又は借覧者以外への貸与をしてはならない。
(廃棄)
第58条 保存文書がその期限を経過したときは、毎年6月末日までに総務課長と合議の上、町長の決裁を経た後廃棄しなければならない。
2 保存期間の経過した文書であっても、特に保存の必要を認めるものは、更に保存期間を定めて保存することができる。
第59条 廃棄文書であって他に使用のおそれがあるもの又は機密に属するものは、削除又は焼却する等適宜の処置をしなければならない。
(委任事項)
第60条 この規程に定めるもののほか、文書管理及び編さん保存について必要な事項は、別に町長が定める。
附則
この規則は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成25年3月11日訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成26年3月20日訓令第3号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月25日訓令第4号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和4年12月1日訓令第11号)
この訓令は、令和4年12月1日から施行する。
附則(令和5年3月6日訓令第3号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年10月1日訓令第13号)
この訓令は、令和5年10月1日から施行する。
別表 略
様式 略