○三川町情報公開事務取扱規程
平成28年4月1日
訓令第10号
(趣旨)
第1条 この規程は、別に定めがある場合のほか、三川町情報公開条例(平成11年条例第10号。以下「条例」という。)に基づき、情報の公開に係る事務処理(以下「情報公開事務」という。)について必要な事項を定めるものとする。
(公開窓口)
第2条 情報公開事務を行うための窓口(以下「公開窓口」という。)は、総務課に置く。
2 公開窓口では、次に掲げる事務を処理する。
(1) 情報の公開についての一般的な相談及び案内に関すること
(2) 情報公開請求書(町長以外の実施機関に対するものを含む。)の受付に関すること
(3) 公開及び非公開決定通知の送付に関すること
(4) 情報の検索資料の整備及び閲覧に関すること
(5) 情報の閲覧及び写しの交付に関すること
(6) 審査請求の受付に関すること
(7) 三川町情報公開・個人情報審査会への諮問に関すること
(8) 三川町情報公開・個人情報審査会の運営に関すること
(9) 情報の公開に係る費用の徴収に関すること
(10) 情報の公開に係る実施状況の公表に関すること
(11) 情報の公開に係る連絡調整に関すること
(12) その他情報公開事務に関すること
3 主管課等(町長以外の実施機関を含む。)は、次に掲げる事務を処理する。
(1) 情報の公開についての案内及び相談に関すること
(2) 公開請求のあった情報の検索に関すること
(3) 情報の閲覧及び写しの交付に関すること
(4) 公開及び非公開の決定並びに通知の作成に関すること
(5) 情報の公開に係る実施状況の報告に関すること
(6) 主管課における情報提供に関すること
4 案内及び相談は、次のように対応するものとする。
(1) 公開の窓口の対応 公開請求があった場合は、請求の内容が条例に基づく請求であるかどうかを確認し、公開請求としてではなく情報提供である場合は、主管課等に案内する等適切に対応するものとする。
(2) 主管課等の対応 主管課等に直接公開請求があった場合、当該主管課等では相談に応じるが請求書の受付は行わないものとする。また、直ちに公開が可能なもので、従来の情報提供でよいとする場合は、当該主管課等において対応するものとする。
(請求手続)
第3条 条例第9条の規定により、公開の請求は三川町情報公開施行規則(以下「規則」という。)様式第1号(以下「請求書」という。)を提出して行うことを義務づけていることから、口頭又は電話での公開請求は、認められないものとする。
2 郵送等(ファクシミリを含む。)により実施機関の定める請求書が送付されてきたときは、これを受け付けるものとする。
(請求書の確認事項)
第4条 請求書は、次の事項について確認するものとする。
(1) 「請求者」欄には、後日の連絡調整のため、特に住所と電話番号を、法人その他の団体にあっては必要に応じ担当者の職氏名の記入を求めること。
イ 押印は求めないものとする。
ロ 代理人による申請の場合は、(本人氏名)代理人(代理人氏名)と記入してもらい、代理関係を証する書面の提出を求めて確認する。
(2) 「請求する情報の件名又は内容」欄は、請求に係る情報を特定し、検索できる程度に具体的に記載されていること。
(3) 「請求者の区分」欄は、条例の利用状況についての統計処理に活用するので記入を求めること。ただし、記載を強要するものではない。
(4) 「公開の方法」欄は、公開の実施方法についての記入を求めること。その際、郵便による写しの交付を希望する場合は、送付先を確認すること。
イ 閲覧は閲覧のみの場合とし、写しの交付は閲覧を含むものとする。
ロ その他は、閲覧又は写しの交付以外の方法を記入する。
(請求書の受付等)
第5条 請求書の提出があった場合は、公開窓口で受付し、当該請求書を主管課等に送付するものとする。なお、次の点について確認するものとする。
(1) 請求者が、条例第5条の規定に該当するものであること。なお、この確認請求書の記載から形式的に行い、身分証明書等の提出は求めないものであること。
(2) 請求に係る情報が、請求書の記載から特定できるものであること。
(3) 請求に係る情報1件ごとに請求書が1部提出されていること。ただし、請求に係る情報が同種のものであり、かつ複数である場合は、請求書1部によって行うことができる。
2 請求書の受付に際しては、請求者に対し、次の事項について説明するものとする。
(1) 原則として14日以内に公開又は非公開の決定を行うこととし、情報の閲覧等は、直ちに公開できる場合を除き受付と同時には実施しないこと。やむを得ない理由があるときは、14日の決定期間を45日を限度として延長することができ、このときは、規則様式第5号により通知するものとする。
(2) 情報の公開を実施する場合には、閲覧料は無料とする。ただし、写しを交付する場合は、その作成に要する費用等を徴収するものとする。
(3) 情報の公開を実施する場合の日時及び場所は、規則様式第2号又は三川町情報一部規則様式第3号により通知するものであること。
(4) 公開の請求に対し、非公開の決定(一部公開を含む。)を受けた場合についての審査請求等の救済措置があること。
(決定期間の起算日)
第6条 請求書を受け付けた日をもって、条例第10条第1項に規定する請求書を受理した日として取り扱うものとし、その翌日が起算日となる。
(請求に係る情報の内容の検討)
第7条 第5条の規定により請求書の送付を受けた主管課等は公開窓口と協議の上、次の事項について検討するものとする。
(1) 条例第6条の各号の適用除外事項の該当について
(3) 公開請求に係る情報の存在について
(5) 条例附則第2項第2号に規定する文書整理の完了について
(公開、非公開の決定手続)
第8条 公開又は非公開の決定は、請求書の処理欄により行う。その際、第三者への意見聴取による回答等があれば、請求書に添付するものとする。
2 公開又は非公開の決定は、非公開情報を規定した条例第6条の各号に該当するかどうかの判断を行うものであるが、特に非公開とする旨の決定にあたっては、慎重な検討を行い、非公開とする理由を明確にしておくものとする。
3 公開又は非公開の決定に係る決裁は、三川町事務代決及び専決に関する規程に準ずるものとする。また、その確認は、主管課等の長が行うものとする。
(情報公開運営委員会における審議)
第10条 公開請求に係る情報について、公開又は非公開の決定が困難な場合その他必要と認めるときは、公開窓口の長と協議の上、三川町情報公開運営委員会(以下「委員会」という。)に諮り、その審議の結果に基づき、公開又は非公開の決定を行うものとする。
(公益上の理由による裁量的公開)
第11条 公開請求に係る情報について、条例第6条各号に該当する非公開情報が含まれている場合において、公開することが公益上必要と認められる場合は、公開窓口の長と協議の上、委員会に諮り、その審議の結果に基づき公開の決定をすること。
(情報の一部公開)
第12条 公開請求に係る情報について、条例第6条各号に該当する非公開情報が含まれている場合、容易に分離できるときは、当該非公開情報を除いた情報について公開の決定を行うものとする。ただし、分離したことにより、公開請求の趣旨を損なう場合においては、非公開の決定を行うものとする。
(公開、非公開の決定通知書)
第13条 公開又は非公開の決定通知書を作成する場合は、次の要領により記入するものとする。
(1) 「情報の件名又は内容」欄 件名又は内容欄には、当該請求の内容について正確に記入する。
(2) 「情報の公開の日時」欄 情報の閲覧等を実施する日時は、公開決定の通知書が請求者に到達する日数を考慮し、到達予定日から数日経過後の、勤務時間内の日時を指定すること。この場合、請求者と事前に電話等により日程を調整するなどして、都合のよい日時を指定するよう努めること。なお、日時の決定に当たっては、あらかじめ公開窓口の長と協議すること。
(3) 情報の公開の場所は、原則として主管課等において行う。ただし、日常の業務に支障が生ずる等相当の理由があるときは、公開窓口の長と協議の上公開窓口において情報の公開をすることができる。
(4) 「公開しない部分」欄 当該請求に係る情報のうち、非公開となる部分について、わかりやすく、かつ具体的に記入すること。
2 公開又は非公開の決定期間を延長する場合において、規則様式第5号の「延長の理由」欄には、やむを得ない理由をできるだけ具体的に記入するものとする。
(意見聴取等)
第14条 公開の請求に係る情報に第三者情報が記載されている場合は、慎重かつ公正な公開又は非公開の決定を行うために、実施機関が当該第三者に対し、意見を聴取するものとする。ただし、当該第三者情報が条例第6条の各号のいずれかに該当すること又は該当しないことが客観的に明らかであるときは、第三者に関する意見聴取を行わないものとする。
2 請求に係る情報に同種又は多数の第三者情報が記録されている場合は、必要な程度の範囲で意見の聴取を行うものとする。
3 条例第6条の規定により、保護される利益に優越する公益上の理由があると認められる場合は、当該第三者に対する意見の聴取を実施せずに公開の決定をすることができる。ただし、公開の実施については、当該第三者が審査請求手続を講ずるに足りる相当の期間を確保しなければならない。
(第三者への決定通知)
第16条 公開の請求に係る第三者情報に対し、公開又は非公開の決定を行った場合は、当該第三者に対し、第三者情報に係る決定通知書(様式第3号)を通知しなければならない。ただし、前条第1項ただし書きによる口頭での意見の聴取を行った場合は、口頭により公開の決定の通知をすることができる。
(事務の処理)
第17条 第三者情報に係る意見の聴取に関する事務は、主管課等において行うものとする。
(閲覧の実施)
第18条 情報の公開を実施する際は、請求者に対し、公開決定の通知書を提示するよう求め、公開決定の通知書に記入された情報と公開する情報が一致することを確認しなければならない。
2 公開の実施は、公開窓口の職員と主管課等の職員が必ず立ち会わなければならない。ただし、郵送(ファクシミリでの公開は不可。)により公開の実施をする場合は、主管課等の職員が行うものとする。
3 請求に係る情報が定型軽易なものであり、即時に情報の特定、検索及び公開の決定をすることができる場合には、前項の規定にかかわらず主管課等において情報の公開を行うものとする。この場合においても請求書の提出を求めるが、情報公開決定通知書の交付を省略することができるものとする。なお、公開後請求書等を公開窓口に送付するものとする。
4 情報の一部を公開する場合は、あらかじめ当該情報の写しを作成し、当該写しの記載事項のうち、閲覧することができない部分を削除又は隠ぺいしたものの写しを作成し、この写しを公開に供する等の方法により行うものとする。
(写しの交付)
第19条 写しの交付を行う場合は、概ね次の方法により行うものとする。
(1) 写しの作成箇所を請求者に確認すること。
(2) 写しの作成は、原則として電子複写機により行うこと。
(3) 写しの交付の部数は、公開請求に係る情報1件名につき、1部とすること。
(費用の計算)
第20条 写しの作成は、電子複写機により行い、日本工業規格A3版以内1枚につき10円(カラー複写機の場合は100円)として算定する。ただし、これ以外の方法による写し等の作成については実費相当額とする。
2 外部委託等によらなければ作成できないものにあっては、当該作成に要した費用を徴収するものとする。ただし、必要に応じ、請求者が直接委託先に支払うことができる。
(徴収方法)
第21条 写しの作成に要する費用は、公開窓口又は主管課等が納付書を発行し徴収する。その収入は、雑入とする。
2 写しを郵送する場合は、あらかじめ請求者に対し写しの費用及び郵送料を電話で通知し、当該費用を前納させるものとする。ただし、当該費用相当額を郵便切手により納入させることができる。
(却下の手続)
第23条 前条の規定により送付を受けた主管課等は、当該審査請求書が不適法と判断される場合は、公開窓口の長と合議の上、実施機関の長の決裁により決定した後、公印を押印の上、当該審査請求人に送付する。
2 公開窓口の長は、当該依頼書に基づき、三川町情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に諮問の手続きを行うものとする。
(裁決の通知)
第25条 審査会からの答申があった場合は、主管課等は速やかに公開、非公開の判断を行い、総務課長の合議を経て、当該審査請求を行ったものに対して、裁決の通知をしなければならない。この場合において、裁決の起案書には、答申書の写しを添付するとともに、裁決の判断の理由を明記しなければならない。
(第三者に対する通知)
第26条 第三者情報に係る意見聴取後に非公開の決定を行った情報で、当該決定に対して審査請求があった場合において、審査会の答申後に当該情報を公開することと決定したときは、当該第三者に審査会の答申書を添付して、当該情報を公開することと決定した旨の通知をするものとする。
附則
1 この規程は、平成28年4月1日から施行する。
2 三川町情報公開事務取扱要領(平成11年訓令第15号)は、廃止する。
附則(令和4年3月16日訓令第2号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
